Dù bạn là một khách sạn độc lập nhỏ hay một chuỗi khách sạn, bạn có thể đã từng gặp phải tình huống khó xử khi chấp nhận các đặt phòng muộn. Mặc dù các nhà quản lý khách sạn không bị ràng buộc phải chấp nhận các đặt phòng này, nhưng chúng có thể tối đa hóa tỷ lệ lấp đầy phòng và lấp đầy khoảng cách lợi nhuận bằng cách đảm bảo rằng không có phòng tồn bị mất. Tất nhiên, bạn phải đủ linh hoạt và nhạy bén để mang đến trải nghiệm khách hàng nhất quán dù đặt phòng diễn ra vào thời điểm nào.
Hãy cùng tìm hiểu về các đặt phòng muộn trong ngành khách sạn, đặc biệt là lợi ích của chúng và cách quản lý chúng để đảm bảo trải nghiệm mượt mà cho đội ngũ và khách hàng của bạn.
Đặt phòng muộn trong ngành khách sạn là gì?
Đặt phòng muộn (late bookings) đề cập đến việc đặt chỗ chỉ một vài ngày hoặc thậm chí vài giờ trước khi nhận phòng. Những đặt phòng này thường xảy ra do các kế hoạch du lịch tự phát, sự chậm trễ bất ngờ hoặc thay đổi lịch trình vào phút chót. Mặc dù chúng có thể gây thêm áp lực cho đội ngũ nhân viên, nhưng lợi ích của đặt phòng muộn vượt qua những thách thức trong dài hạn. Khi được quản lý đúng cách, chúng sẽ không gây ra tác động tiêu cực đến hoạt động của khách sạn.
9 lợi ích của đặt phòng muộn trong khách sạn
Đặt phòng muộn mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn, chẳng hạn như tối đa hóa doanh thu, tối ưu tỷ lệ lấp đầy và gia tăng cơ hội bán thêm dịch vụ. Hãy cùng khám phá tất cả các lợi ích này.
Cơ hội bán thêm dịch vụ
Khi khách hàng quyết định vào phút chót, khả năng cao là họ chưa đặt tour, nhà hàng hoặc dịch vụ spa ở nơi khác. Trong trường hợp này, việc ảnh hưởng đến quyết định mua sắm của họ sẽ dễ dàng hơn nhiều. Đào tạo đội ngũ lễ tân của bạn về việc bán thêm dịch vụ – họ có thể sử dụng phần mềm tự động bán thêm hoặc đơn giản là gợi ý một dịch vụ cụ thể.
Đây là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Họ sẽ cảm thấy nhu cầu của mình được đáp ứng, trong khi bạn tăng thêm doanh thu từ việc bán các dịch vụ hoặc tiện nghi bổ sung.
Tăng tỷ lệ lấp đầy
Việc nhận được một đặt phòng vào phút chót có thể gây căng thẳng. Nhưng trong dài hạn, nó giúp khách sạn của bạn đạt tỷ lệ lấp đầy cao hơn, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận tối đa. Có nhiều khách hơn tạo ra một bầu không khí sống động hơn, khiến khách sạn của bạn trở thành nơi cần đến và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng.
Tăng doanh thu
Đặt phòng muộn có thể cải thiện hiệu suất tài chính của bạn, mang lại doanh thu bổ sung từ các phòng mà nếu không sẽ không được bán. Bạn đang tìm cách cải thiện lợi nhuận? Hãy cung cấp các ưu đãi giảm giá cho đặt phòng vào phút chót để khuyến khích loại đặt phòng này và tận hưởng doanh thu bổ sung.
Chiến lược giá động
Đặt phòng muộn là cơ hội hoàn hảo để thực hiện các chiến lược giá động phản ánh nhu cầu và sự sẵn có theo thời gian thực. Cách tiếp cận này cho phép bạn tối ưu thêm doanh thu từ khách hàng vào phút chót và tối ưu lợi nhuận.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Khi bạn thành công trong việc đáp ứng các đặt phòng muộn, khách hàng sẽ có khả năng để lại đánh giá tích cực về khách sạn của bạn và khen ngợi sự nhạy bén và linh hoạt của bạn. Điều này cũng có thể dẫn đến việc kinh doanh lặp lại và những lời giới thiệu truyền miệng, tất cả nhờ vào một trải nghiệm tích cực bất ngờ.
Thích ứng với thị trường
Khả năng đặt phòng qua điện thoại di động đã làm cho nhiều người đặt các chuyến đi tự phát khi đang di chuyển, vì vậy các đặt phòng muộn có thể sẽ tiếp tục tăng trưởng. Nhiều khách hàng trẻ tuổi thích sự tự phát hơn là lên kế hoạch trước. Nếu khách sạn của bạn có thể đáp ứng nhu cầu này, bạn có thể đảm bảo vị thế của mình trong kỷ nguyên mới của ngành khách sạn.
Đa dạng hóa đối tượng khách hàng
Đặt phòng vào phút chót có xu hướng thu hút một đối tượng khách hàng đa dạng mà có lẽ sẽ không ở lại khách sạn của bạn. Chúng có thể mang lại một khách du lịch công tác, một khách du lịch tiết kiệm, hoặc một cặp đôi đang tìm kiếm một chuyến đi phút chót. Đôi khi, bạn không có chiến lược để tiếp cận những đối tượng này – đặt phòng muộn cho phép bạn thu hút khách hàng mới một cách tự nhiên.
Ít hủy phòng hơn
Hủy phòng và không đến là vấn đề mà nhiều khách sạn phải đối mặt. Tuy nhiên, trong trường hợp đặt phòng muộn, khả năng hủy phòng là rất thấp. Chúng có thể giúp bạn nắm bắt tốt hơn tỷ lệ lấp đầy, vậy tại sao không phát triển các chiến lược mới để tăng cường chúng, chẳng hạn như cung cấp một ưu đãi không thể cưỡng lại?
Hiệu quả hoạt động
Có vẻ trái ngược, nhưng đặt phòng muộn dẫn đến hiệu quả hoạt động. Chúng cho phép khách sạn quản lý kho hàng một cách hiệu quả hơn bằng cách giảm thiểu rủi ro đặt phòng quá nhiều và giảm thiểu tổn thất từ kho hàng không bán được.
Cách quản lý đặt phòng muộn
Quản lý đặt phòng muộn là điều quan trọng, vì vậy hãy cùng xem cách làm cho quy trình trở nên suôn sẻ nhất có thể.
Quy trình nhận phòng được tinh giản
Để xử lý các đặt phòng vào phút chót mượt mà hơn, hãy tinh giản quy trình nhận phòng bằng các quầy tự phục vụ hoặc đăng ký kỹ thuật số. Khi có thể, hãy đảm bảo rằng khách có thể nhận phòng qua điện thoại. Điều này cực kỳ quan trọng đối với những khách đang di chuyển, vì các đặt phòng muộn thường xảy ra do chuyến bay bị hoãn hoặc hủy. Điều cuối cùng họ muốn là phải chờ đợi trong hàng dài.
Quy trình hoạt động rõ ràng
Hãy đảm bảo rằng lễ tân của bạn đã sẵn sàng để xử lý các đặt phòng vào phút chót. Có sẵn nhân viên dọn phòng trong trường hợp bạn cần họ dọn một phòng vốn không được lên kế hoạch đặt. Hãy cố gắng thiết kế quy trình làm việc hợp tác giữa các bộ phận – khi nhân viên của bạn tham gia vào quy trình, việc nhớ những việc cần làm và cách làm trở nên dễ dàng hơn. Các cuộc họp và đào tạo nhân viên là diễn đàn hoàn hảo để triển khai cách tiếp cận này.
Dịch vụ khách hàng xuất sắc
Ưu tiên dịch vụ khách hàng còn quan trọng hơn đối với những khách đặt phòng muộn. Thường thì họ sẽ có nhiều yêu cầu cần được phản hồi nhanh chóng. Dự đoán nhu cầu và kỳ vọng của khách sẽ tạo ấn tượng đầu tiên lâu dài, vì vậy hãy đào tạo nhân viên của bạn để giao tiếp hiệu quả.
Kết luận
Khi được tiếp cận với tư duy mới, các đặt phòng muộn có thể giúp khách sạn của bạn tối ưu doanh thu và tối đa hóa tỷ lệ lấp đầy. Chúng thậm chí có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ một trải nghiệm đầu tiên tích cực có thể nhanh chóng dẫn đến sự trung thành. Khách sạn cần thích ứng với thị trường và quản lý hiệu quả các cơ hội này đồng thời nhận thức và giảm thiểu các rủi ro của những thách thức hoạt động.
