Phần mềm quản lý Spa là gì, nó làm gì và tại sao nó lại quan trọng như vậy. Các tính năng của một phần mềm tốt nhất sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả, tự động hóa và phát triển tiệm vững mạnh hơn.
Tất cả chúng ta đều biết phần mềm là gì. Không như phần cứng mà được cấu thành từ những linh kiện máy móc, phần mềm là tập hợp dữ liệu hướng dẫn máy tính thực hiện các tác vụ nhất định. Đơn giản là như vậy. Nhưng bạn có biết phần mềm quản lý Spa là gì, và tại sao nó lại cần thiết, quan trọng với tiệm Spa hay không? Đừng lo lắng, chúng tôi đã chỉ dẫn để bạn hiểu rõ về nó. Dưới đây, sẽ là định nghĩ, vai trò, chi phí và những tính năng cần thiết.
Phần mềm quản lý Spa là gì?
Phần mềm quản lý Spa là công cụ số hóa giúp các chủ tiệm Spa quản lý và phát triển giải pháp của họ dễ dàng hơn. Phần mềm chuyên dụng này hoạt động dựa trên quy trình làm việc chuyên môn của tiệm. Nó giúp lưu trữ, sắp xếp chính xác hồ sơ khách hàng và giải pháp, tự động hóa các quy trình làm việc hằng ngày. Các tác vụ chuyên môn như lập lịch, xác nhận thông tin với khách hàng, xử lý thanh toán, quản lý hàng tồn, hay cả tiếp thị cũng được đơn giản hóa, trực quan và dễ quản lý.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý Spa?
Nói ngắn gọn, trong một tiệm Spa bận rộn, việc có phần mềm là ưu tiên hàng đầu. Để tận dụng tối đa thời gian bạn có, hợp lý hóa hoạt động, tự động hóa công việc, lên lịch hẹn với khách hàng… thì cần phải có phần mềm để hỗ trợ. Một phần mềm lý tưởng là phần mềm có thể tự động hóa mọi quy trình. Đổi lại, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để làm những việc khác, và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm quản lý Spa, phù hợp cho nhiều quy mô và chi phí có thể chi. Dù bạn đang sở hữu chuỗi, hay chỉ là tiệm đơn lẻ vài thợ thì cũng đều có lựa chọn dành riêng.
Phần mềm quản lý Spa có mức giá bao nhiêu?
Phần mềm quản lý Spa có nhiều mức giá, phân chia chủ yếu dựa vào hình thức thanh toán, là vĩnh viễn hay cấp phép hàng tháng (hoặc năm) từ nhà cung cấp; bên cạnh là tính năng cơ bản hay nâng cao.
Với phần mềm mua vĩnh viễn, chi phí thường sẽ dao động từ 5 đến 25 triệu tùy thuộc vào quy mô gói hỗ trợ. Thường thì, tiệm cần trả một lần và sau khi dùng thử. Việc bảo trì, cập nhật tính năng thì tùy thuộc vào nhà cung cấp để việc này là miễn phí hay thu phí.
Với phần mềm cấp phép hàng tháng, chi phí thường sẽ dao động từ 500 nghìn đến 5 triệu, tùy thuộc quy mô gói hỗ trợ, tính năng cơ bản hay nâng cao. Các phần mềm theo hình thức này sẽ lập hóa đơn hàng tháng, hoặc năm; còn việc hợp đồng thì không bắt buộc, tùy nhà cung cấp mà có hoặc không.
Cách chọn phần mềm quản lý Spa tốt nhất
Dù tiệm lớn hay nhỏ, việc tìm kiếm phần mềm quản lý Spa phù hợp là một điều không hề dễ dàng. Để dễ sử dụng và có thể quản lý tốt nhất, dưới đây sẽ là các gợi ý về những tính năng. Cụ thể là quản lý dữ liệu khách hàng, đặt hẹn trực tuyến, xác nhận và xử lý thông tin thanh toán, quản lý kho, tiếp thị, chuyển đổi và liên thông dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ sử dụng.
Dễ dàng truy cập
Trước khi bàn về các tính năng, chúng ta cần kiểm tra khả năng truy cập, tiếp cận của nó.
Có 2 cách để truy cập phần mềm.
Đầu tiên là cài đặt ứng dụng trên máy tính. Khi bạn muốn sử dụng phần mềm thì trực tiếp thao tác trên máy tính đó.
Cách thứ hai là sử dụng dữ liệu đám mây. Thay vì mua bản cài đặt, bạn mua quyền sử dụng phần mềm. Dữ liệu của tiệm (khách hàng, nhân viên, kho, doanh số…) cần được đẩy lên Internet để sử dụng. Phần mềm theo hình thức này gọi là phần mềm đám mây. Lợi ích quan trọng nhất của dạng này chính là khả năng kết nối, khi bạn có thể tiếp cận từ bất kỳ đâu (miễn có Internet là được), từ bất kỳ thiết bị nào (PC, laptop, máy tính bảng, hay thậm chí là điện thoại…).
Một lợi ích khác của việc sử dụng phần mềm đám mây, đó là loại bỏ việc cài đặt, lưu trữ hoặc cập nhật phần mềm trên máy tính. Tất cả các hoạt động này đều diễn ra tự động, do nhà cung cấp phần mềm thực hiện.
Bây giờ, bạn đã hiểu cách để truy cập phần mềm và dữ liệu trên đám mây của tiệm. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu những gì mà phần mềm quản lý tiệm Spa có thể và là lợi ích nó đem lại.
Tiết kiệm tối đa thời gian
Nếu bạn đang điều hành một tiệm Spa, bạn sẽ đồng ý rằng thời gian là điều quý giá. Đó là cách bạn định giá các dịch vụ, trả lương cho thợ, hoặc thậm chí là xác định giờ hoạt động dựa trên quy mô và khả năng đáp ứng của lượng thợ của tiệm. Và như hầu hết các chủ tiệm đã xác nhận với giải pháp rằng – thời gian không bao giờ là đủ. Vậy cho nên, về bản chất thì công việc kinh doanh của bạn là phụ thuộc vào cách bạn quản lý thời gian. Chính xác phải không nào?
Quản lý thời gian của bạn, của thợ là một trong những nền tảng hoạt động của phần mềm quản lý tiệm Spa. Đó là phương tiện số hóa để hợp lý hóa các hoạt động, giúp điều hành tiệm trở nên hiệu quả hơn. Điều này được cụ thể hóa bằng cách lên lịch cho thợ, khách hàng và cả hai.
Khách hàng đặt hẹn dễ dàng
Tính năng đặt lịch hẹn đến tiệm Spa cho phép bạn loại bỏ sổ hẹn giấy, thay vào đó là sổ quản lý điện tử. Với những ai bảo thủ, ít hiểu biết về công nghệ, ý tưởng này có vẻ không khả thi, hơi đáng sợ. Nhưng trên thực tế, các phần mềm quản lý Spa đang có lại rất dễ sử dụng, lại cung cấp không gian an toàn để lưu trữ và truy cập dữ liệu vào bất kỳ lúc nào bạn muốn. Khi thiết lập và triển khai hoạt động, nó sẽ cung cấp cho khách hàng kênh đặt lịch hẹn, và quản lý lịch hẹn giúp bạn.
Nó cũng hỗ trợ hoàn thành thao tác, ví dụ khi khách hàng gọi đến hoặc thanh toán, phần mềm sẽ cung cấp tùy chọn để bạn xác nhận thông tin. Chọn ngày, dịch vụ và thời gian để bắt đầu; tiếp đến là thông tin khách hàng, nếu dữ liệu này đã có, hệ thống sẽ cung cấp tiếp thông tin.
Rất dễ dàng, phải không nào? Phần mềm sẽ cắt gọt những thao tác lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi vận hành. Nếu là đặt lịch hẹn đôi, bạn có thể xếp hàng lịch hẹn để xử lý lần lượt.
Khách hàng chủ động được lịch hẹn
Một tính năng tuyệt vời khác mà phần mềm quản Spa có thể cung cấp, đó là lập lịch hẹn trực tuyến. Khi khách hàng truy cập website đặt hẹn, họ có thể tùy chọn đặt chỗ trước. Tính năng này rất tiện cho khách hàng, bởi họ có thể đặt hẹn ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào họ muốn.
Ngoài việc đem đến trải nghiệm cho khách hàng tốt hơn, tính năng này còn hỗ trợ nhân viên của tiệm. Ít cuộc gọi đặt hẹn hơn, thì sẽ nhiều thời gian để làm việc khác hơn. Và hơn nữa, phần mềm sẽ cung cấp các khung thời gian phù hợp, đáp ứng nhu cầu mà họ cần. Vì vậy, hãy tưởng tượng – khách hàng tự sắp xếp lịch và đặt hẹn, và quỹ thời gian của nhân viên có nhiều hơn.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Một lợi ích khác của phần mềm quản lý Spa là theo dõi, lưu trữ dữ liệu khách hàng của tiệm. Điều này có nghĩa rằng, tất cả thông tin của khách hàng sẽ được tập trung ở một nơi. Từ thông tin cá nhân (họ tên, sinh nhật, giới tính…), liên lạc (số điện thoại, email, địa chỉ hộp thư…), đến nhu cầu, lịch sử sử dụng dịch vụ… và nhiều hơn thế nữa. Không cần lục tung danh bạ, lần mò ghi chú viết tay, bạn chỉ cần click vào hồ sơ của họ và đọc.
Tự động xác nhận và nhắc hẹn
Thao tác thiết lập xác nhận và nhắc nhở lịch hẹn với khách hàng có thể thiết lập khá dễ dàng trên phần mềm. Thông qua email, SMS… để xác nhận, tiệm có thể nhắc nhở khách hàng ngay trước cuộc hẹn bằng phương tiện liên lạc phù hợp với họ.
Cái hay của việc này là tự động, khi bạn không cần phải nhấc máy lên, soạn tin nhắn và gửi đến khách hàng. Phần mềm sẽ làm thay bạn. Khi có nhiều lời nhắc hơn, khách hàng sẽ cảm thấy tiệm quan tâm hơn, nên sẽ đến đúng giờ và ít vắng mặt hơn.
Đảm bảo trải nghiệm thanh toán liền mạch, hiện đại
Tính năng POS (điểm bán hàng) của phần mềm được tích hợp, tiệm Spa và khách hàng có thể thực hiện thanh toán nhanh chóng, an toàn và dễ dàng. Tính năng này không giới hạn thiết bị tương thích, ngay cả trên điện thoại vẫn có thể làm được. Cũng tương tự như đặt lịch hẹn, việc truy cập thông tin và kiểm tra thanh toán đều chỉ cần vài cái click chuột.
Với tính năng thanh toán qua máy POS, tiệm có thể tạo mã giảm giá, quản lý dòng tiền đổ vào tài khoản, xử lý các khoản thanh toán của khách hàng mà không cần phải chuẩn bị thêm phần cứng. Và nếu ngân hàng có hỗ trợ thanh toán bằng thẻ tín dụng, phần mềm sẽ hoạt động tốt hơn nhiều cho bạn.
Với tính năng này, tiệm Spa có thể theo dõi các tùy chọn báo cáo, biến động doanh thu, và quản lý thông tin kế toán cũng như tính bảng lương. Nếu đang gặp khó khăn với việc tính thuế, thì đã đến lúc tìm cho mình phần mềm quản lý Spa phù hợp.
Quản lý hàng tồn kho
Cân bằng giữa việc lưu kho mỹ phẩm và cung cấp trên kệ vừa đủ là một sự tinh tế. Phần mềm quản lý Spa có tính năng quản lý sản phẩm, mỹ phẩm và theo dõi chính xác từng lần xuất, nhập các sản phẩm đó. Nó sẽ điều chỉnh số lượng hàng hóa mỗi khi có biến động (bán hàng, trả lại, nhập kho…)
Tính năng này giúp các kệ sản phẩm trong tiệm Spa của bạn luôn đầy ắp sản phẩm, nhưng không quá dư thừa trong kho. Bên cạnh đó, chúng còn lưu thông tin về thời hạn sử dụng, để bạn biết nên chọn sản phẩm nào để bán trước tiên.
Điều này giúp bạn tiết được cả khối thời gian và tối đa hóa lợi nhuận bán sản phẩm; khi quy trình lưu kho, đặt hàng được đơn giản, giảm chi phí.
Bạn không thấy phiền phức và mệt mỏi mỗi khi kiểm kê, thông báo sản phẩm dư cho đại diện bán hàng ư? Hãy để phần mềm quản lý Spa làm thay cho bạn. Tốt hơn nữa, hãy tìm tùy chọn đặt hàng phù hợp. Nó sẽ cho phép nhà phân phối sản phẩm của bạn sắp xếp, điều chỉnh hàng nhập dựa trên các thông tin trả về.
Bán hàng qua gợi ý được phân tích từ phần mềm quản lý Spa là một công cụ hữu ích. Nó sẽ tự động đề xuất các sản phẩm chuyên nghiệp, phù hợp cho khách hàng dựa trên nhu cầu, các dịch vụ họ sử dụng gần đây. Khách hàng cảm giác tiệm hiểu họ hơn, đó không phải là điều tuyệt vời sao?
Tìm hiểu thêm:
– Tại sao nên quản lý spa bằng phần mềm?
– Mở tiệm Spa nhỏ cần bao nhiêu tiền?
– Phần mềm quản lý Spa là gì? Làm thế nào để chọn phần mềm phù hợp cho cơ sở kinh doanh của bạn?
– Những câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý tiệm Spa
Marketing thương hiệu
Các tính năng trong phần mềm quản lý Spa có thể giúp bạn tiếp thị sản phẩm, dịch vụ của tiệm một cách hiệu quả. Để xây dựng tiệm vững mạnh và giữ chân khách hàng thông qua giao tiếp, đây là một số tính năng cần phải có:
eMail Marketing tự động
Dễ dàng thiết lập lời chúc tự động (sinh nhật, ngày lễ) để duy trì kết nối, gợi nhớ thương hiệu với những khách hàng đã lâu chưa ghé tiệm.
eMail Marketing hàng loạt
Để giữ chân và tạo tương tác, hãy gửi các thông tin, thông báo khuyến mãi thường xuyên đến khách hàng. Tạo ra các chiến dịch, theo dõi và phản hồi khi khách hàng phản hồi cũng là điều nên làm.
SMS Marketing hàng loạt
Gửi tin nhắn nhanh đến điện thoại của khách hàng thông qua SMS, ngay khi họ vừa mới lên lịch hẹn. Bạn cũng có thể cá nhân hóa tin nhắn với nhiều tùy chọn, tùy chỉnh để thông điệp trở nên rõ ràng và thiện chí hơn.
SMS Marketing tự động
Tương tự như eMail Marketing tự động, tiệm Spa có thể gửi SMS đến khách hàng trong những dịp đặc biệt hoặc ngày lễ. Chỉ cần thiết lập và nó sẽ chạy ngầm (background) trong phần mềm.
Chuyển đổi, hỗ trợ và đào tạo sử dụng miễn phí
Nếu bạn bắt đầu làm quen với việc sử dụng phần mềm để quản lý Spa, bạn cần phải nhập tất cả cuộc hẹn trên sổ giấy vào phần mềm. Khi làm vậy, việc này sẽ rất mất thời gian, tốn kém công sức và dễ sai sót.
Tuy nhiên, việc này sẽ khác đi nếu bạn đã có sẵn dữ liệu của họ trong phần mềm. Nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ số hóa dữ liệu của tiệm. Bằng cách đó, tính trọn vẹn của dữ liệu khách hàng sẽ được bảo toàn.
Tính năng chuyển đổi dữ liệu cho tiệm Spa thường sẽ bao gồm các hạng mục sau:
– Thông tin về khách hàng.
– Lịch sử dịch vụ.
– Lịch sử bán lẻ.
– Ghi chú về khách hàng.
– Lịch sử sản phẩm của khách hàng
– Phiếu quà tặng.
– Hàng tồn kho.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy truy cập phần trợ giúp. Chắc chắn rằng, việc sử dụng phần mềm sẽ luôn có vấn đề, do vậy hãy tìm kiếm nhà cung cấp hỗ trợ và chăm sóc khách hàng dài hạn. Bằng cách đó, sẽ luôn có người hỗ trợ khi bạn có thắc mắc.
